La Firma Electrónica Simple (FES) se considera un conjunto de datos que, en combinación con un mensaje electrónico, permite identificar al firmante y autenticar documentos digitales. A diferencia de la Firma Electrónica Avanzada, que requiere dispositivos de registro especializados y se basa en un certificado digital vinculado a la identidad biométrica del firmante, la FES utiliza herramientas más accesibles, tales como contraseñas, códigos de verificación enviados por SMS o correo electrónico, así como métodos biométricos que confirmen la identidad del usuario.
Esta modalidad de firma resulta idónea para transacciones que no requieren un alto nivel de seguridad, facilitando a empresas y ciudadanos la realización de procedimientos de manera eficiente y rápida. Sin embargo, es necesario tener en cuenta que su nivel de seguridad puede ser inferior al de las firmas avanzadas, lo que implica la necesidad de evaluar los riesgos asociados al uso de métodos menos complejos.
La validez jurídica de la Firma Electrónica Simple en México está respaldada por diversas disposiciones legales, incluyendo el Código de Comercio que reconocen su uso y establecen su valor probatorio.
Legalidad de la Firma Electrónica Simple en México
El Código de Comercio, en su Artículo 96, establece de manera expresa que:
“Las disposiciones del presente Código serán aplicadas de modo que no excluyan, restrinjan o priven de efecto jurídico cualquier método para crear una Firma Electrónica.”
Este principio garantiza que cualquier método de Firma Electrónica, ya sea simple o avanzada, pueda ser reconocido con efectos jurídicos, siempre que cumpla con los requisitos necesarios para garantizar su autenticidad, integridad y no repudio.
Algunas de las tecnologías y métodos recomendadas para la generación de una Firma Electrónica Simple:
- Contraseñas de acceso: Credenciales únicas generadas y utilizadas exclusivamente por el firmante para autenticar su identidad y garantizar el acceso seguro a los sistemas donde reside la Firma Electrónica Simple.
- Métodos de verificación: Implementación de autenticación mediante códigos de un solo uso (OTP) enviados por SMS o correo electrónico, así como mecanismos de verificación en dos factores (2FA) aplicados tanto en la generación como en el momento del uso de la Firma Electrónica Simple.
- Métodos biométricos: Tecnologías de autenticación basadas en características fisiológicas únicas, como huellas dactilares o reconocimiento facial, utilizadas para validar la identidad del firmante dentro del proceso de Firma Electrónica Simple.
Caso de Uso de la Firma Electrónica Simple (FES) en las Relaciones Laborales
La validez de la Firma Electrónica Simple depende de la existencia de un consentimiento claro y mutuo entre las partes respecto a su uso. Aunque la Ley Federal del Trabajo (LFT) y otras normas reconocen las Firmas Electrónicas Simples, es recomendable evaluar si la situación específica requiere un mecanismo de validación más robusto, como la Firma Electrónica Avanzada. Esto cobra especial relevancia en documentos de mayor trascendencia legal o económica, donde puede ser necesaria la verificación de identidad por un tercero confiable, como un Proveedor de Servicios de Certificación (PSC) o el Servicio de Administración Tributaria (SAT), que ayude a garantizar la autenticidad del firmante.
En México, la LFT y otras regulaciones aplicables contemplan el uso de firmas electrónicas, incluidas las firmas electrónicas simples, en diversos contextos:
- Contratos Laborales: La LFT permite el uso de firmas electrónicas para la celebración de contratos laborales, siempre que ambas partes (empleador y trabajador) acuerden su uso. Esto es particularmente útil para la formalización de contratos a distancia y el trabajo remoto.
- Notificaciones y Comunicaciones: Las comunicaciones electrónicas entre empleador y trabajador pueden realizarse mediante documentos firmados electrónicamente. Esto incluye notificaciones laborales, modificaciones en las condiciones laborales, aceptación de contratos laborales, entre otros.
- Aceptación de Términos y Condiciones: Es común el uso de firmas electrónicas simples para la aceptación de documentos internos de la empresa, como políticas laborales, manuales de cumplimiento o acuerdos de confidencialidad.
- Trámites Administrativos: En gestiones administrativas que no requieren un alto nivel de seguridad, se puede permitir el uso de firmas electrónicas simples. Esto incluye solicitudes de vacaciones, permisos, prestaciones y otros procesos sin formalidades estrictas.
- Documentación de Recursos Humanos: Dentro de la gestión de personal, las firmas electrónicas simples pueden emplearse en documentos como evaluaciones de desempeño, movimientos de personal, capacitaciones y formularios de consentimiento.
- Acuerdos de Voluntad: Para transacciones que no requieren un formalismo específico, como acuerdos entre empleados para actividades de integración o eventos internos, la firma electrónica simple es una herramienta eficiente.
Si en este proceso se integra adecuadamente el marco normativo de la LFT y el soporte de la LFPDPPP, asegurando el pleno conocimiento y aceptación del trabajador, se optimizan los procedimientos en las relaciones laborales, garantizando seguridad jurídica y eficiencia operativa en el manejo, conservación (NOM-151) y procesamiento de documentos electrónicos a distancia.
Por Luis Berumen S. | e-Invoicing & e-Signature Product Manager
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